Картотечное хранение: особенности картотечных шкафов

Электронный документооборот стал обычным явлением в большинстве организаций и компаний, но бумажные документы все еще сохраняют свои позиции. Бумаги требуют места для систематизированного и бережного хранения. Обеспечить упорядоченное хранение документов любого формата призваны картотечные шкафы. Этот вид офисной мебели имеет свои особенности и характеристики и обладает весьма обширной сферой применения.

Картотечные шкафы: конструкция и сферы применения

Картотеки предназначаются для систематизированного и упорядоченного хранения документов, карточек, дисков и других материалов. Главная особенность картотечных шкафов в том, что они позволяют классифицировать сохраняемые бумаги по определённому признаку.

Оборудование имеет общую базовую конструкцию:

• Металлический корпус.
• Телескопические направляющие для плавного перемещения ящиков.
• Выдвижные ящики с подвесными держателями для папок или файлов.
• Центральный замок запирания, повышающий секретность.
• Антиопрокидывающие устройство, которое позволяет открывать ящики только по очереди, что обеспечивает устойчивость всей конструкции.

В зависимости от формата документов, картотечные шкафы обеспечивают максимальное удобство их хранения. К примеру, популярные форматы бумаг А4 и А5 хранятся вертикально, Большой формат А1 хранится в горизонтальном положении в высоких ящиках.

На фото – ящик картотечного шкафа в открытом положении

Картотечные шкафы находят применение в различных сферах:

• Государственные учреждения, в том числе, архивные.
• Библиотечные фонды и библиотеки.
• Структуры государственного социального обеспечения.
• Социальные фонды.
• Правоохранительные органы.
• Паспортные столы.
• Медицинские учреждения: государственные и частные.
• Нотариат.
• Учебные и воспитательные заведения.
• Банки и другие финансовые учреждения.
• Строительно-проектные компании.
• Архитектурные и дизайнерские бюро.
• Музеи.

Особенности и характеристики картотечных шкафов

Модели картотечных шкафов могут различаться по множеству параметров и дополнительному функционалу.

• По габаритным размерам.

Высота картотечных шкафов — от 0,4 м до 1,7 м. Ширина и глубина варьируется.

• По формату документов.

Это один из определяющих критериев выбора картотечных шкафов. Наиболее популярны модели, рассчитанные на формат А4. Для архивных, библиотечных и разного рода учетных карточек подходят картотеки с ящиками для форматов А5 или А6. Проектная и сметная документация, большеформатный раздаточный и учебный материал требуют шкафов, рассчитанных на А1. Чем больше расчетный формат, тем глубже будут ящики. Для хранения документов в формате А5 рекомендуется использовать картотечные ящики с перегородками.

Весовая нагрузка на ящики различается в зависимости от формата. Документы А4 создают нагрузку в 30 кг (стандартная вместимость — 50-55 файлов). А5 формат при такой же вместимости создает нагрузку в 20 кг на полку.

• По количеству ящиков.

Может быть от двух до десяти ящиков. Количество определяется не только габаритами шкафа, но и форматом документов, для хранения которых он предназначен. К примеру, для формата А1 количество ящиков не превышает пяти штук в одной секции, но есть возможность комбинирования нескольких секций, поставленных одна на другую.

На фото – картотечный ящик для хранения документов формата А1

• По предполагаемой нагрузке.

Имеется в виду и весовая нагрузка на один ящик, и количество циклов открывания. К примеру, картотеки от «Практик» рассчитаны на весовую нагрузку в 20-40 кг на ящик. Среднее значение – 30 кг. Количество циклов открывания-закрывания — до 50 тысяч.

Картотечные шкафы бренда Nobilis изготовлены из металла повышенной толщины, поэтому они прочнее, рассчитаны на постоянную нагрузку в 40 кг на полку, выдерживают до 70 тысяч циклов открывания-закрывания.

Все картотеки имеют сертификацию по ГОСТу.

В отличие от картотечных шкафов, мобильные тумбы предназначаются не только для хранения документов, но и других вещей, в том числе личных. Тумбы ниже. В остальном их конструкция напоминает картотечные шкафы: полки для хранения документов, направляющие для мягкого скольжения, центральный замок для обеспечения конфиденциальности.

При выборе картотечного шкафа самые важные критерии: формат документов для хранения, их количество, а также частота использования шкафа.