Как выбрать кассу в 2025?

С 2019 года почти не осталось предпринимателей, имеющих право работать без применения кассовой техники. Освобождены от использования касс по п. 2 ст. 2 закона ФЗ-54 «О применении ККТ» очень ограниченное число организаций и предпринимателей с учетом специфики своей деятельности или особенностей своего местонахождения. А в 2025 году приобрести кассы придется значительной части торговцев на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах.

Предприниматели, давно ведущие свой бизнес, уже адаптировались и выбрали оптимальный вариант из широкого ассортимента онлайн-касс, представленных сейчас на рынке. Но для новых участников рынка вопрос правильного выбора очень актуален. Попробуем систематизировать основные вопросы, на которые следует ответить перед покупкой кассы и дадим свои рекомендации.

Автономные кассы с кнопочной клавиатурой.

Это самые старые модели кассовых аппаратов, доработанных производителями до соответствия современному законодательству.

«Автономки», как правило, - самые дешевые кассы. Но мы их рекомендуем только при условии выполнении трех условий.

Использование кнопочной кассы накладывает большие ограничения

1. Ассортимент товаров (работ или услуг) не превышает одного десятка.

Напомним, что с февраля 2021 года стала обязательной печать детализации номенклатуры в чеке. Причем нельзя написать просто “Яблоки” или “Джинсы”, требуется указать “Яблоки Ред Делишес” или “Джинсы син.муж. 32/34”. Только продавцы на рынках и ярмарках освобождены от печати наименования и количества товаров, но лишь до 01.01.2026 года.

На текущий момент абсолютно любая касса (новая, не б/у) соответствует этому требованию. Но когда речь заходит про удобство использования, то становится понятно, что так называемые «автономные» кассы с кнопочной клавиатурой имеет смысл приобретать только для очень ограниченного ассортимента.

Некоторые сервисные инженеры пытаются оспорить это утверждение, ведь в любую кнопочную кассу можно «залить» при начальном программировании довольно большой список номенклатуры. Но для подбора товара в чек нужно либо набрать цифровой код этого товара (букв на клавиатуре нет), либо использовать сканер штрих-кода.

Большое количество кодов кассиры не запомнят. Искать их на предварительно распечатанном листе неудобно и не быстро. А если использовать сканер, то зачем вам аппарат с кнопками и маленьким дисплеем? Для автоматизированных систем есть более удобная техника, о которой поговорим ниже.

2. Нет и не планируется продавать товары, подлежащие обязательной маркировке в системе «Честный знак».

Опять же следует оговорить, что современные «автономки» умеют работать с маркированной продукцией. Но ведь это уже процесс автоматизации. Просто представьте себе, что вы пытаетесь выйти в интернет со старого кнопочного телефона. Удобно? Ведь захочется взять смартфон или планшет. Вот и тут похожая ситуация.

3. Отсутствует потребность распечатывать чеки из учетной программы.

Некоторые производители доработали кнопочные кассы до возможности интеграции с учетным ПО. Например, так умеют работать все модели брендов Атол и Меркурий. Но для этого их следует перепрограммировать в режим фискального регистратора (ФР).

Если у вас уже есть такой аппарат, то, возможно, переход будет оправдан. Только, если речь идет про покупку новой кассы, то не проще ли сразу приобрести ФР?

Если ваша деятельность соответствует перечисленным условиям, то вам вполне достаточно автономной кассы. Перед ее покупкой следует обратить внимание только на одну характеристику: способ передачи чеков в ОФД (оператору фискальных данных). Возможны такие варианты:

• GSM (придется докупить сим-карту, достаточно самого дешевого тарифа с интернетом),
• Wi-Fi (если ваша торговая точка оборудована роутером),
• Ethernet (если к рабочему месту кассира подведена сетевая интернет-розетка).

Как правило, доступные способы передачи указаны в названии кассы.

4. Годовой оборот не превышает 60 млн. руб.

Это требование возникло только в 2025 году, когда возникла необходимость печатать в чеках новые ставки НДС 5 и 7%. Подробнее расскажем об этом в конце статьи.

Те же задачи можно решить по Wi-Fi. Этот модуль можно установить в некоторые аппараты опционально. Например, в Ритейл-02Ф, Штрих-ON-Line или любой ФР Атол, кроме самого бюджетного Атол-1Ф.

Иногда, возникает необходимость печатать чеки из ПО, установленного на мобильном устройстве (например, при доставке). Есть модели ФР, которые можно укомплектовать не только модулем Wi-Fi или Bluetooth, но и аккумулятором. Например, Атол 11 мобильный.

2. Количество чеков в смену и час-пик.

Фискальные регистраторы отличаются скоростью печати, наличием/отсутствием автоотрезчика, шириной печати чека 57 или 80 мм.

Бюджетные ФР

Недорогие фискальные регистраторы предназначены для небольшой нагрузки до 10 чеков в час. Все они достаточно компактны, печатают с низкой скоростью на термоленте шириной 57 мм, а обрезка чеков доступна только ручная с помощью гребенки.

Среди них можно выделить самые бюджетные модели: Атол 1Ф и Штрих-ON LINE. И компактные размеры, и внутренние детали этих аппаратов рассчитаны на очень небольшой ресурс работы. Даже рулон чековой ленты в них помещается очень маленькой намотки, такой же, как в терминалы эквайринга. Эти аппараты рекомендованы, когда за всю смену нужно напечатать до 10 чеков, и, возможно, не каждый день.

ФР с автоотрезчиком

От ста чеков в смену или при наличии часов-пик, когда возникает очередь на кассе, рекомендуем выбирать аппараты с автоотрезчиком гильотинного типа. Это значительно ускоряет процесс работы кассира, минимизируя время, затрачиваемое на ручную обрезку чека о гребенку.

Не все фискальные регистраторы оборудованы автоотрезчиком

ФР для высокой нагрузки

Если же на кассе постоянно высокий поток покупателей, то следует выбирать ТОПовые модели фискальных регистраторов. Самые скоростные среди них: Атол 77Ф и 27Ф или POScenter-02Ф.

Эти аппараты обязательно оснащены автоотрезчиком, имеют очень высокую скорость печати и могут использовать термоленту шириной как 57, так и 80 мм. Тут дело не столько в скорости и ширине, сколько в износостойкости комплектующих, которыми производители начиняют такие модели.

3. Подключение денежного ящика

Денежный ящик может быть с механическим открыванием ключом. А может открываться по команде фискального регистратора. У фискального регистратора должен быть дополнительный интерфейс RJ-11 для подключения денежного ящика. В некоторых бюджетных моделях ФР этот разъем отсутствует.

Фискальный регистратор с разъемом для денежного ящика

При выборе подключаемого денежного ящика необходимо обращать внимание на распайку кабеля. Российские фискальные регистраторы делятся по этому признаку на 2 группы: одни работают с распайкой Epson (она же Атол), другие с распайкой Штрих. Если ошиблись с выбором, придется произвести обмен или обратиться к инженеру, т.к. распайку можно изменить.

Смарт-терминалы.

Это самые новые кассы, они появились на рынке только в 2016 году, но очень быстро набрали популярность

Если для Вас полноценная автоматизация с фискальными регистраторами - дорого и занимает много места на рабочем столе кассира, а кнопочные кассы имеют слишком ограниченный или неудобный функционал, то выбирайте смарт-терминал.

До 2017 года было достаточно ФР или автономной кассы, т.к. большинство предпринимателей малого и среднего бизнеса было освобождено от использования кассовой техники. Однако поправки к ФЗ-54 «О применении применении ККТ», обязывающие почти все категории предпринимателей использовать онлайн-кассы при продаже товаров и услуг и передавать данные в ФНС онлайн, обозначили потребность в каком-то промежуточном решении.

В ответ на эти потребности была разработана “умная” онлайн-касса Эвотор, которая в одном корпусе объединила планшет на Андроиде с предустановленной кассовой программой и чековый принтер, соответствующий кассовому законодательству. Получилась такая мини-автоматизация кассового места - современная, удобная, интуитивно понятная большинству пользователей. Дополнительным бонусом стал облачный личный кабинет для владельца бизнеса с системами управления, контроля и самыми необходимыми отчетами. Для этого решения придумали термин “смарт-терминал”.

Первый смарт-терминал появился в 2016 году

Далее Эвотор стал “обрастать” приложениями, позволяющими подключать дополнительное оборудование (сканер, весы, принтер этикеток..), загружать базу, интегрировать с учетной программой, запускать программы лояльности, распределять заказы по курьерам, создавать калькуляционные карты или запись клиентов, подключать эквайринг и т.д. Какие-то из приложений предлагаются бесплатно, другие нужно купить, а третьи требуют ежемесячной оплаты.

А модельный ряд расширился, теперь можно выбрать кассу по следующим параметрам:

• диагональ дисплея 5, 7, 8 или 10 дюймов;
• наличие или отсутствие аккумулятора;
• наличие или отсутствие встроенного эквайринга для приема оплаты картами.

Очень быстро у первопроходца появились конкуренты: Кассатка, aQsi, Sigma, Меркурий, Нева, MSpos… Одни, как Эвотор, разработали собственное кассовое ПО, другие предлагают установить ПО сторонних разработчиков. А вместо магазина приложений предлагают несколько тарифов: от простого с самым необходимым набором функций, до расширенного с привязкой к различным видам деятельности и интеграцией с другими базами.

Сейчас выбор смарт-терминала под каждую конкретную задачу - это большой аналитический процесс сравнения программного обеспечения и тарифов, заслуживающий отдельной статьи. Но можно выделить преимущества этого вида касс, которые присущи любой марке:

• интуитивно понятное программное обеспечение, в базовом функционале легко разобраться без обучения;
• компактные размеры, занимает минимум места на прилавке;
• личный кабинет в облачном сервисе, можно дистанционно управлять аппаратом и следить за работой торговой точки.

Про новые ставки НДС в кассовом чеке.

В заключении коснемся вопроса обновления программного обеспечения кассовой техники или, проще говоря прошивок.

Большинство реквизитов в чеке является обязательным, требования к ним устанавливаются в статье 4.7 54-ФЗ. Но законодательство регулярно меняется, и кассовая техника должна всегда ей соответствовать.

С 1 января 2025 года вступили в силу изменения, коснувшиеся организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения. Теперь они признаются плательщиками НДС и при определенных условиях могут выбрать уплату НДС по пониженной ставке 5% или 7%, либо платить НДС по ставке 10% или 20% (Федеральный закон от 12.07.2024 № 176-ФЗ).

До 2025 года ставок 5 и 7% не существовало. Значит все производители кассовой техники срочно обязаны доработать кассовые прошивки. Но кто-то был готов уже к новому году, кто-то занимается этим только сейчас (на этот случай налоговая опубликовала свои методические рекомендации, разрешающие печатать чеки по-старому, до выхода соответствующего обновления), а какие-то аппараты совсем не будут дорабатываться (тогда придется их заменить).

На начало февраля 2025 года к новым ставкам НДС готовы все фискальные регистраторы и смарт-терминалы. Их современные “мозги” позволяют быстро реагировать на изменения. А вот с кнопочными аппаратами сложнее. Пока только Инкотекс (кассовые аппараты Меркурий) объявил о полной готовности своих прошивок, но только для формата данных 1.2, который до сих пор использовался лишь при торговли товарами с маркировкой “Честный знак”.

Видимо, производители касс дружно решили, что участники бизнеса, работающие на кнопочных автономных кассах, не превысят лимита 60 млн.руб., после которого начинается применение новых налоговых ставок.

Поэтому при выборе кассового аппарата рекомендуем в том числе смотреть немного вперед и учитывать возможность развития вашего бизнеса.